S07E56 - Deze prompt bespaart je uren aan tijd!

In de nieuwste aflevering van AIToday Live staat een verrassend perspectief centraal: het gebruik van AI om taken te schrappen in plaats van te automatiseren. De hosts bespreken hoe bedrijven vaak AI inzetten om processen efficiënter te maken, maar daarbij vergeten kritisch te kijken naar de noodzaak van bepaalde taken.

Ze delen praktische voorbeelden, zoals het heroverwegen van vergaderingen en het kritisch evalueren van informatiestromen. De podcast biedt luisteraars concrete handvatten om AI strategisch in te zetten voor het stroomlijnen van werkprocessen.

Onderwerpen

• Het schrappen van overbodige taken in plaats van automatiseren
• De impact van AI op digitale productiviteit
• Persoonlijke ervaringen met het verminderen van vergaderingen
• De anti-meeting prompt als evaluatietool
• Kritisch kijken naar de noodzaak van taken en vergaderingen

Prompt

Stel mij de volgende vragen één voor één. Wacht na elke vraag op mijn antwoord voordat je de volgende vraag stelt. Gebruik na alle antwoorden mijn input om eerlijk te adviseren: ‘bijwonen’, ‘alleen het verslag lezen/schrijven’, 'andere vorm van communicatie' of ‘meeting verwijderen’.

    1.  Wat is het concrete doel van deze meeting?

    2.  Wat gebeurt er als ik niet aanwezig ben?

    3.  Kan ik hetzelfde bereiken door alleen een verslag te lezen of te schrijven?

    4.  Wat verwacht men specifiek van mijn inbreng tijdens deze meeting?

    5.  Wat gebeurt er als deze meeting definitief verdwijnt?

   Geef pas advies als ik alle vragen heb beantwoord.

Links

• Podcast: AIToday Live podcast
• Boek: The Augmented Manager: How Artificial Intelligence Makes Management More Effective, Creative and Strategic - Giovanni Giaminola

Aigency
Aigency ontwerpt en ontwikkelt waardevolle, robuuste en betrouwbare Machine Learning-modellen.

Info Support
Info Support is de specialist in maatwerk software en leidend in kunstmatige intelligentie (AI).

Disclaimer: This post contains affiliate links. If you make a purchase, I may receive a commission at no extra cost to you.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang exclusieve toegang tot nieuws, blik achter de schermen en meer!

Transcript

1
00:00:02,820 --> 00:00:08,180
Stel je voor met één simpele AI prompt bespaar je deze week minimaal één vergadering.

2
00:00:08,640 --> 00:00:09,160
Klinkt goed toch?

3
00:00:09,820 --> 00:00:17,460
Mijn naam is Joop Snijder en in deze korte aflevering van AIToday Live wil ik het hebben over een onderwerp dat vaak vergeten wordt in de AI hype.

4
00:00:18,020 --> 00:00:20,560
Namelijk schrappen in plaats van automatiseren.

5
00:00:21,340 --> 00:00:27,200
Vandaag ga ik je niet uitleggen hoe je met AI nog sneller natuurlijker maakt of nog slimmer je e-mail organiseert.

6
00:00:27,700 --> 00:00:32,020
Nee, ik wil een stap verder gaan. Welke taken kun je eigenlijk gewoon helemaal schrappen?

7
00:00:32,780 --> 00:00:36,980
Want soms is de beste AI-strategie niet nog meer automatiseren, maar gewoon dingen niet meer doen.

8
00:00:39,020 --> 00:00:42,920
Kijk, AI maakt veel taken sneller, maar zijn ze wel nodig?

9
00:00:44,200 --> 00:00:47,040
Overal hoor je het. AI maakt je efficiënter.

10
00:00:47,380 --> 00:00:53,080
AI helpt je bij e-mails beantwoorden, meetings samenvatten, presentaties maken en actielijsten opstellen.

11
00:00:54,120 --> 00:00:58,520
Je kent het wel, al die dagelijkse taken die onze agenda's overspoelen.

12
00:00:59,090 --> 00:01:03,180
En ja, ik geloof 100% dat AI hulpmiddelen hierbij kunnen helpen.

13
00:01:03,760 --> 00:01:06,520
Maar we missen volgens mij één essentiële vraag.

14
00:01:07,300 --> 00:01:14,600
Als AI een taak namelijk zo makkelijk kan overnemen, moet die dan eigenlijk wel gedaan worden?

15
00:01:16,100 --> 00:01:19,020
Want slimmer werken begint met jezelf afvragen.

16
00:01:19,780 --> 00:01:20,460
Waarom doe ik dat eigenlijk?

17
00:01:21,180 --> 00:01:24,420
Die nieuwe aandacht voor persoonlijke productiviteit vind ik fantastisch.

18
00:01:24,940 --> 00:01:27,900
Het dwingt je namelijk om na te denken van wat doe ik eigenlijk?

19
00:01:28,660 --> 00:01:30,960
Wanneer? Waarom? Is dit de beste manier?

20
00:01:32,220 --> 00:01:33,380
En er komt vaak de volgende stap.

21
00:01:33,880 --> 00:01:36,200
Hoe kan AI dit overnemen of verbeteren?

22
00:01:36,680 --> 00:01:39,260
Maar daar zit voor mij juist het spanningsveld.

23
00:01:40,140 --> 00:01:45,080
Ik las in het boek De AI Augmented Manager van Giovanni Gio Minola.

24
00:01:45,740 --> 00:01:47,300
Iets wat me echt aan het denken zette.

25
00:01:48,120 --> 00:01:49,780
De auteur schrijft namelijk.

26
00:01:50,520 --> 00:01:58,040
Managers moeten vaak dagelijks zoveel informatie verwerken dat het inefficiënt is om elk document grondig te lezen.

27
00:01:58,700 --> 00:02:01,240
AI tools kunnen nu samenvattingen genereren.

28
00:02:01,900 --> 00:02:02,520
En zo ging hij verder.

29
00:02:03,060 --> 00:02:04,380
En toen dacht ik even serieus.

30
00:02:04,920 --> 00:02:08,960
We krijgen dus zoveel informatie dat we het niet meer kunnen lezen.

31
00:02:09,520 --> 00:02:11,240
Dat is toch eigenlijk best zorgwekkend.

32
00:02:11,720 --> 00:02:12,560
De auteur gaat verder.

33
00:02:13,160 --> 00:02:17,240
AI kan presentaties genereren op basis van een lijst kernpunten.

34
00:02:17,720 --> 00:02:21,420
en AI kan vergaderingen transcriberen en samenvattingen maken.

35
00:02:22,510 --> 00:02:26,440
En wat hier gebeurt, we maken dus meer content omdat het kan

36
00:02:26,840 --> 00:02:30,780
en die content moet dan worden samengevat omdat niemand het meer leest.

37
00:02:31,320 --> 00:02:35,320
Het is alsof je een gat graaft en vervolgens een ladder nodig hebt om er zelf weer uit te komen.

38
00:02:35,960 --> 00:02:41,580
Ik betrapte mezelf erop dat ik enthousiast werd bij de gedachte aan AI die mijn meeting samenvalt

39
00:02:42,520 --> 00:02:46,340
tot ik me afvroeg waarom ik überhaupt bij sommige meetings zat.

40
00:02:48,900 --> 00:02:53,580
Alle hele tijd geleden deed ik iets wat misschien mijn collega's verbaasd achterliet.

41
00:02:53,700 --> 00:02:57,260
Ik besloot om niet meer deel te nemen aan een reeks terugkerende meetings.

42
00:02:58,280 --> 00:02:59,640
Anderhalf uur per keer.

43
00:03:00,320 --> 00:03:04,840
Meetings die als een energie vampier aan mijn agenda zogen.

44
00:03:05,480 --> 00:03:09,140
Maar, Joop vroegen ze, hoe blijf je dan op de hoogte?

45
00:03:09,420 --> 00:03:13,000
En wil je geen AI tool gebruiken om de meetings samen te vatten?

46
00:03:13,800 --> 00:03:19,880
Wat ze niet begrepen, soms is de beste AI-strategie helemaal geen AI gebruiken, maar de taak gewoon volledig schrappen.

47
00:03:21,260 --> 00:03:23,320
Dit ging over de volgende meetings.

48
00:03:23,400 --> 00:03:27,000
Bij onze organisatie hebben we twee wekelijkse afstemmingssessies.

49
00:03:27,580 --> 00:03:33,480
Experts komen samen, twee per specialisme, om praktische zaken te bespreken en dubbel werk te voorkomen.

50
00:03:34,020 --> 00:03:37,820
Klinkt nuttig toch? Maar toen ik er kritisch naar keek, vielen me twee dingen op.

51
00:03:38,480 --> 00:03:40,420
Waarom moeten we er allebei bij zijn?

52
00:03:41,220 --> 00:03:43,940
En hoe groot is het risico op dubbel werk echt?

53
00:03:44,160 --> 00:03:48,120
Zijn er geen andere vroegere signalen die ons waarschuwen?

54
00:03:49,720 --> 00:03:50,320
Het antwoord?

55
00:03:50,710 --> 00:03:51,920
Nou, het risico was klein.

56
00:03:52,840 --> 00:03:53,480
Impact laag.

57
00:03:54,360 --> 00:03:56,280
En ik hoefde er persoonlijk niet bij te zijn.

58
00:03:57,480 --> 00:04:03,000
Het was confronterend om te erkennen dat iets wat ik als belangrijk beschouwde eigenlijk overbodig was.

59
00:04:03,150 --> 00:04:03,860
Maar weet je wat?

60
00:04:03,980 --> 00:04:10,740
Door te stoppen won ik niet alleen die anderhalf uur, maar ook de voorbereidingstijd en de mentale ruimte die de meeting innam.

61
00:04:12,460 --> 00:04:16,140
En misschien denk je nu, ja maar niet alle meetings zijn overbodig.

62
00:04:16,320 --> 00:04:18,100
Niet al mijn werk kan zomaar geschrapt worden.

63
00:04:18,620 --> 00:04:19,299
Nee, natuurlijk niet.

64
00:04:19,900 --> 00:04:21,519
Maar hier is mijn uitdaging voor jou.

65
00:04:22,120 --> 00:04:27,640
Als je merkt dat een taak zo makkelijk door AI kan worden overgenomen, dat het bijna volledig geautomatiseerd kan worden.

66
00:04:28,540 --> 00:04:32,200
Is dat misschien een signaal dat je naar ballast kijkt in plaats van naar waarde?

67
00:04:33,240 --> 00:04:38,400
En herken je dat gevoel dat je driftig zoekt naar de perfecte AI prompt om een taak te automatiseren,

68
00:04:38,520 --> 00:04:41,840
maar ergens diep van binnen weet dat die taak eigenlijk helemaal niet zo nodig is?

69
00:04:43,380 --> 00:04:47,600
Nou, daarom heb ik een ludiek, maar stiekem heel serieus hulpmiddel voor je.

70
00:04:47,980 --> 00:04:49,040
De anti-meeting prompt.

71
00:04:49,820 --> 00:04:57,420
Open ChatGPT, kopen of je favoriete AI chatbot en plak deze prompt voor je volgende meeting.

72
00:04:58,440 --> 00:04:58,900
Hier is die.

73
00:05:01,060 --> 00:05:03,880
En ik neem hem natuurlijk in de show notes over.

74
00:05:04,180 --> 00:05:05,660
Daar kan je hem gewoon kopiëren en plakken.

75
00:05:05,750 --> 00:05:07,500
Je hoeft niks achter te laten zo direct op LinkedIn.

76
00:05:07,710 --> 00:05:08,400
Je kan deze gewoon.

77
00:05:09,090 --> 00:05:09,580
Die krijg je.

78
00:05:10,680 --> 00:05:11,240
De prompt is.

79
00:05:11,680 --> 00:05:14,360
Stel mij de volgende vragen één voor één.

80
00:05:14,490 --> 00:05:15,240
Dat is wel belangrijk.

81
00:05:15,540 --> 00:05:17,500
Stel mij de volgende vragen één voor één.

82
00:05:17,960 --> 00:05:19,660
Wacht naar elke vraag op mijn antwoord.

83
00:05:19,940 --> 00:05:21,220
Voordat je de volgende vraag stelt.

84
00:05:21,900 --> 00:05:23,840
Gebruik naar alle antwoorden mijn input.

85
00:05:24,220 --> 00:05:25,460
Om eerlijk te adviseren.

86
00:05:26,320 --> 00:05:26,760
Bijwonen.

87
00:05:27,380 --> 00:05:29,280
Alleen het verslag lezen slash schrijven.

88
00:05:29,900 --> 00:05:33,060
andere vorm van communicatie of meeting verwijderen.

89
00:05:33,860 --> 00:05:36,500
1. Wat is het concrete doel van deze meeting?

90
00:05:37,640 --> 00:05:40,460
2. Wat gebeurt er als ik niet aanwezig ben?

91
00:05:41,380 --> 00:05:46,460
3. Kan ik hetzelfde bereiken door alleen een verslag te lezen of te schrijven?

92
00:05:47,360 --> 00:05:52,040
4. Wat verwacht men specifiek van mijn inbreng tijdens deze meeting?

93
00:05:52,800 --> 00:05:57,400
5. Wat gebeurt er als deze meeting definitief verdwijnt?

94
00:05:58,200 --> 00:06:01,780
Geef pas advies als ik alle antwoorden heb beantwoord.

95
00:06:02,920 --> 00:06:03,540
Einde prompt.

96
00:06:04,720 --> 00:06:08,300
Het klinkt misschien grappig, maar als je deze vragen echt serieus beantwoord,

97
00:06:08,660 --> 00:06:11,540
krijg je scherp inzicht in waar je tijd en energie naartoe gaat.

98
00:06:12,120 --> 00:06:14,820
En je zult verbaasd zijn hoeveel je zonder problemen kunt schrappen.

99
00:06:16,120 --> 00:06:18,680
Dus mijn uitdaging voor jou, probeer deze prompt eens uit.

100
00:06:19,120 --> 00:06:24,760
Deel je inzichten met collega's, mag ook via socials naar mij toe,

101
00:06:25,340 --> 00:06:27,940
en durf radicaal eerlijk te zijn over je eigen werk.

102
00:06:28,240 --> 00:06:31,960
Want misschien is de echte AI-revolutie niet dat machines ons werk overnemen,

103
00:06:32,620 --> 00:06:35,780
maar dat ze ons dwingen te vragen, waarom doen we dit eigenlijk?

104
00:06:36,720 --> 00:06:41,200
En ja, ik praat hier vol passie over AI en AI-tools in de podcast

105
00:06:41,440 --> 00:06:43,340
en gebruik ze dagelijks en vind ze fantastisch.

106
00:06:44,040 --> 00:06:48,280
Maar met dit voorbeeld wil ik je even prikkelen om anders naar productiviteit te kijken.

107
00:06:48,680 --> 00:06:51,040
Een beetje als knipoog, maar wel serieus.

108
00:06:51,540 --> 00:06:53,120
Technologie is niet altijd oplossing.

109
00:06:53,660 --> 00:06:56,120
En soms is de oplossing gewoon niets doen.

110
00:06:56,880 --> 00:06:59,020
Je zult merken dat je niet alleen efficiënter werkt.

111
00:06:59,170 --> 00:07:01,340
Maar vooral meer rust en focus ervaart.

112
00:07:01,840 --> 00:07:06,720
En wie weet ontdek je dat de beste productiviteit soms verborgen zit in wat je niet doet.

113
00:07:08,960 --> 00:07:10,160
Dankjewel weer voor het luisteren.

114
00:07:11,220 --> 00:07:13,320
Ik ga even niets doen.

115
00:07:14,040 --> 00:07:17,840
En tot maandag bij de volgende aflevering van E-UiTB Live.

116
00:07:18,340 --> 00:07:19,480
Vergeet je niet te abonneren.

117
00:07:19,570 --> 00:07:21,100
Dan krijg je maandag gewoon een centje.